L'Archivio storico comunale di Cervia
L'archivio storico comunale attualmente è costituito da circa 6700 unità comprendenti pergamene, registri, fascicoli volumi, buste ecc.
La parte più antica, dal 1511 ai primi anni del XIX secolo, è strutturata in una sezione denominata Archivio antico. Le carte e registri restanti documentano l'attività dell'ente a partire dall'inizio del XIX secolo fino al limite temporale del 1971.
Poiché la normativa prevede che la documentazione relativa ad affari conclusi da almeno quarant'anni afferisca all'archivio storico è chiaro che quest'ultimo confine cronologico non è fisso, ma si sposta progressivamente avanti nel tempo mediante trasferimenti ed acquisizioni.
Le prime notizie dell'archivio del Comune compaiono negli statuti della città, pervenuti in edizione a stampa del 1588, che comprendono norme risalenti anche ai secoli precedenti. Due statuti si occupano in particolare della conservazione dei documenti comunali. Il primo, probabilmente precedente al XVI sec. stabiliva che scritture e atti del comune fossero conservati in una cassa (scrinium) collocata presso il locale convento francescano, chiusa da due chiavi conservate una dal priore del convento e l'altra dal podestà. Questo uso è confermato da una nota di ricognizione datata 23 febbraio 1533 riportata nel Libro dei partiti dal 1526 al 1541 in cui si registra la consegna del libro dai frati di S. Francesco, al massaro e all'anziano del Comune.
Il secondo statuto è datato aprile 1526. Riporta una serie di norme per la riforma del governo cittadino dettate dal vice-preside della Romagna Jacopo Guicciardini in cui si stabilisce, fra l'altro, che i documenti fossero conservati in un armadio presso la cancelleria del Comune. Questa seconda disposizione fu adottata successivamente al 1533 anche se non sappiamo a partire da quando.
Altre note nei registri ci segnalano come talvolta le condizioni di conservazione delle carte non fossero ottimali come nel 1638, quando si delibera di spostare le carte della cancelleria in una stanza appositamente dedicata poiché il luogo di conservazione le esponeva ad umidità e danni.
Con la costruzione della nuova città e lo spostamento della sede del Comune anche l'archivio deve essere trasferito, ma ancora una volta le modalità di trattamento non sono particolarmente accurate. Nel 1739 infatti il Prefetto degli archivi emana da Roma un rescritto per ordinare che l'archivio venga spostato dalla casa privata in cui era custodito al palazzo priorale.
Da questa epoca in poi le carte dell'archivio risultano sempre conservate all'interno del palazzo comunale anche se fino al XX secolo hanno subito diversi spostamenti interni e diverse operazioni di riordino e scarto. In particolare nel 1903 le condizioni di disordine dovevano essere molto critiche tanto che il sindaco chiede aiuto alla Prefettura e poi al responsabile dell'Archivio comunale di Ravenna, Silvio Bernicoli. Sotto le istruzioni di questo, le operazioni di riordino vengono affidate a personale interno anche se con esiti non del tutto soddisfacenti.
Fortunatamente nel corso dell'ultimo conflitto mondiale la sede comunale non ha subito danni rilevanti alla struttura per cui non si segnalano perdite significative per motivi di guerra. Non è stato così per altri archivi cervesi come quello delle scuole o quello dell'Asilo San Giuseppe.
Il primo riordino dell'archivio in qualche modo documentato è quello effettuato dal professore e storico locale Umberto Foschi. Nel 1970, dopo lavori di ristrutturazione del sottotetto del palazzo, l'archivio viene collocato in questi nuovi spazi tutt'ora in uso.
Il primo vero e proprio inventario viene realizzato fra 1997 e 1999 con il finanziamento dell'Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia Romagna (IBC). Il lavoro, per un totale di 1979 unità archivistiche, è stato realizzato mediante l'utilizzo del software di descrizione archivistica Sesamo 2.0, si è concluso con la stampa dell'inventario in due volumi disponibili per la consultazione.
Fra il 2004 e 2005 è stato effettuato il censimento dell'archivio di deposito, collocato anche questo nei locali del sottotetto del palazzo. In questa occasione sono stati individuati circa 100 ml. di documentazione afferente all'archivio storico ed alcuni archivi di altre istituzioni cervesi le cui competenze sono passate al Comune fra cui l'archivio dell'Azienda autonoma di cura e soggiorno, l'archivio dell'Asilo San Giuseppe, l'archivio del Patronato scolastico.
L'ultimo aggiornamento dell'inventario è stato realizzato nell'ambito del progetto dell'Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia Romagna (IBC) per la realizzazione di una banca dati archivistica accessibile via web. Il lavoro, che ha utilizzato la piattaforma Xdams realizzata appositamente per la Regione Emilia Romagna, è iniziato nel 2010 partendo dal riversamento di quanto già realizzato con Sesamo 2.0. L'inventario è stato rimodellato e integrato con le descrizioni della documentazione fino al limite cronologico del 1971.
Accanto a questo sono stati realizzati ex-novo anche gli inventari dei fondi aggregati individuati nel 2004-2005.
Il lavoro di revisione e validazione si è concluso nel 2015.
Dal dicembre 2011, in seguito anche all'istituzione di un servizio per la valorizzazione e consultazione dell'archivio si è provveduto a ricollocare al primo piano del palazzo comunale una parte consistente della documentazione storica fra cui la sezione dell'Archivio antico (dal 1511 al 1822), le deliberazioni del Consiglio comunale e di Giunta fino al 1971, il carteggio ordinato a titolario fino al 1965 e documentazione anteriore al 1971 già individuata come prodotta dall'Ufficio tecnico comunale.